この記事は、放課後等デイサービス・児童発達支援・就労継続支援B型・グループホームなどの管理者、児発管・サビ管、請求担当者向けです。利用者の受給者証（障害福祉サービス受給者証・通所受給者証）の有効期限が迫っている、あるいは市町村の更新決定が遅れて期限が切れたまま利用が続いている。そのとき「その月の国保連請求はどう扱うか」「返戻になるのか」「利用を止めるべきか」に、事業所の立場で答えます。

結論から言うと、更新決定が出る前に国保連へ請求しても、受給者台帳との突合で返戻（エラー）になる可能性が高いです。公表されている自治体の例を見ると、期限内に更新申請が受理されていれば、新しい支給決定期間を前の有効期間の翌日から連続して設定する運用が見られます。ただしこれは各市町村の運用であり、全国一律の保証ではありません。事業所がやることは、①更新申請が受理済みかを市町村・保護者に確認する、②その月の請求は決定と受給者証の交付を待って翌月以降に月遅れ請求する、③次回以降に同じ事態を起こさない期限管理の仕組みを作る、の3点です。

本記事では、受給者証の有効期間と更新申請の一般的な仕組み、更新決定が遅れた月の請求の流れ、期限切れのまま提供した場合のリスク、事業所側の予防策、受給者証の記載内容が変わったときの請求の注意点、FAQの順に解説します。

受給者証の有効期間と更新申請の仕組み（まず制度を押さえる）

受給者証は、市町村が行った支給決定（障害児通所支援では通所給付決定）の内容を証明する書面です。事業所は受給者証に書かれた「支給決定の有効期間」内のサービス提供についてのみ、給付費を請求できます。

支給決定の有効期間はサービス種類ごとに幅がある

障害者総合支援法施行規則第15条は、支給決定の有効期間を「支給決定を行った日からその日の属する月の末日までの期間」と、サービス種類ごとに定める期間を合算した期間と定めています。居宅介護・重度訪問介護・自立訓練・就労移行支援などは1か月から12か月の範囲です。療養介護・生活介護・施設入所支援・就労継続支援・共同生活援助などは1か月から36か月の範囲です。このほか就労選択支援は1か月または2か月、企業で働く人への一時的な支援として利用する就労移行支援・就労継続支援は1か月から6か月と別に定められています。

自治体の運用例を見ると、東大阪市の支給決定ガイドライン（令和7年7月・3版）では、生活介護・共同生活援助・50歳以上の就労継続支援A型／B型は3年、居宅介護・短期入所などは1年を原則としています。障害児通所支援（放デイ・児発）は多くの市町村で1年を目安に決定されますが、期間は受給者証の「給付決定期間」欄で個別に確認してください。

受給者証に何が書かれているか

施行規則第14条により、受給者証には氏名・生年月日・交付年月日・受給者証番号・支給量・支給決定の有効期間・障害支援区分・負担上限月額に関する事項が記載されます。請求実務で見るべきは次の5点です。

• 受給者証番号（10桁）と市町村番号
• 支給決定（給付決定）の有効期間の開始日・終了日
• サービス種類ごとの支給量（放デイなら「月◯日」）
• 利用者負担上限月額と、その適用期間
• 上限額管理事業所の欄（複数事業所を利用している場合）

有効期間と負担上限月額の適用期間は別の日付になっていることがあります。3年決定のサービスでも、負担上限月額は所得判定のため毎年見直されるからです（東大阪市の例では毎年6月末までに所得更新）。期限管理では両方の日付を追う必要があります。

更新申請はいつからできるか（自治体の例）

更新申請の受付開始時期は法令で全国一律には定められておらず、市町村ごとに運用が異なります。公表されている例を挙げます。

自事業所の利用者が住む市町村ごとに、受付開始時期・締切・必要書類（障害児支援利用計画案またはセルフプラン、調査票、診断書など）を確認しておくことが、期限管理の前提です。

更新決定が遅れた月の請求はどうなる？（返戻の仕組みと月遅れ請求）

「前の受給者証の有効期間は切れたが、更新の決定通知がまだ来ない」状態で、その月のサービスを提供した場合を考えます。

更新決定前に請求すると受給者台帳との突合で返戻になる

国保連は、事業所から送られた請求明細書を、市町村が国保連へ登録した「受給者台帳」と突合します。台帳に登録された支給決定期間の外の年月を請求すると、資格エラーとして返戻されます。北海道国保連のエラーメッセージ一覧（令和5年7月）では、次のようなコードが定義されています。

更新遅れで典型的に出るのはEG13です。市町村が更新決定を行い、その情報を国保連の受給者台帳に登録するまで、事業所側でどれだけ正しく入力しても審査は通りません。コードの体系や文言は国保連合会や改定時点によって差があるため、自事業所が受け取った返戻通知の記載で確認してください。エラーコードごとの読み方と再請求の手順は、障害福祉の返戻対応（エラーコード・再請求）で詳しく解説しています。

「期限内に申請していれば期間は連続する」運用の例（ただし自治体の運用）

更新決定が遅れても、更新申請が期限内に受理されていれば、新しい支給決定期間の開始日を前の有効期間終了日の翌日に設定する市町村があります。この運用であれば、決定が月をまたいで遅れても、結果として「空白の月」は生じません。

東大阪市のガイドラインでは、更新を忘れた場合でも「有効期間終了日から3か月を経過する日の属する月の末日までに市が収受していれば、有効期間終了日の翌日から開始を可とする」と明記し、それ以降の申請は「収受の属する月の1日から」開始としています。唐津市も「期日を過ぎての受付を行っている」と回答しています。

ただし、これらは各市町村の運用です。国の法令で「申請中は前の決定が自動延長される」と定められているわけではなく、遡及の可否や期間は市町村によって異なります。決定通知が来る前に「大丈夫だろう」と判断せず、当該市町村の担当課に「申請は受理されているか」「開始日は前の期間の翌日になるか」を電話で確認し、記録を残してください。

実務の流れ：決定と受給者証交付を待って月遅れ請求する

更新決定が遅れている月の請求は、次の流れで扱うのが一般的です。

1. サービス提供は通常どおり行い、実績記録票を毎回の押印・署名まで確実に残す。
2. 市町村に更新申請の受理状況と、決定の見込み時期を確認する。
3. その月の請求データは作成しておくが、決定前の10日締めでは送らない（送っても返戻の可能性が高い）。
4. 新しい受給者証が交付されたら、受給者証番号・有効期間・支給量・負担上限月額を請求ソフトの利用者情報に反映する。
5. 翌月以降の請求受付期間（毎月1日～10日）に、サービス提供年月を正しく指定して月遅れで請求する。

決定前に送って返戻になった場合も、翌月10日までに再請求すれば入金の遅れは約1か月で収まります。月遅れ請求のやり方と時効（原則5年）については、請求の締切と月遅れ請求を参照してください。決定が確定するまで請求を止めるか、いったん送って返戻を待つかは、市町村の決定見込み時期と事業所のキャッシュフローで判断します。

複数の利用者で同時に更新遅れが発生すると、当月分と月遅れ分の管理が混乱しがちです。障害福祉専門の請求代行であるWITH福祉のように、受給者証情報の更新と月遅れ請求の管理を外部に委ねる選択肢もあります。

期限切れのまま提供したときのリスク（給付費が出ない・運営指導）

更新申請そのものが期限内に行われていなかった場合、事態は深刻です。市町村の運用によっては、支給決定の開始日が「申請を受理した月の1日」などになり、前の有効期間終了日との間に空白の期間が生じます。

空白期間の給付費は支給されない

支給決定のない期間に提供したサービスは、給付費の対象になりません。利用者に全額（10割）を請求するか、事業所が負担して無償提供扱いにするかの二択です。利用者との契約上も、契約書に「支給決定の範囲内で提供する」旨の定めが通常あるため、全額請求は現実的に難しく、事業所負担になるケースが多いのが実情です。

受給資格の確認は事業所の義務

運営基準は、事業所がサービス提供を求められたとき、受給者証によって「支給決定の有無、支給決定の有効期間、支給量等を確かめる」ことを求めています（指定障害福祉サービスの事業等の人員、設備及び運営に関する基準第14条。居宅介護について定め、他の障害福祉サービスに準用されます。児童発達支援・放デイは指定通所支援基準第17条）。有効期限を確認しないまま提供を続けていた場合、運営指導（実地指導）で「受給資格の確認を怠った」と指摘される可能性があります。指導で期限切れ期間の請求が見つかれば、返還の対象です。

利用を止めるべきか

更新申請が期限内に受理されていて、市町村が「開始日は前の期間の翌日になる」と回答している場合は、利用を止める必要はありません。止めてしまうと支援の継続性が損なわれ、保護者との関係にも影響します。逆に、申請自体がまだ出ていない場合は、市町村に至急の受付と開始日の取り扱いを確認し、その結果が出るまでは提供の可否を管理者が判断してください。判断の経緯は支援記録に残します。

事業所側の予防策（期限管理台帳・声かけ・相談支援との連携）

更新遅れの原因の多くは、保護者・利用者が案内に気づかない、書類（調査票・診断書・利用計画案）の準備に時間がかかる、相談支援事業所のモニタリング時期とずれる、の3つです。事業所がハブになって早めに動けば、防げるものが多くあります。

期限管理台帳を作る

Excelや請求ソフトの利用者一覧に、次の項目を持たせて月初に確認します。

• 受給者証番号・市町村名
• 支給決定（給付決定）の有効期間終了日
• 負担上限月額の適用終了日（有効期間と異なる場合）
• 相談支援事業所名と担当者、次回モニタリング予定月
• 更新申請の状況（案内済／申請済／決定済／新証受領済）と日付
• 新しい受給者証のコピー受領日と、請求ソフトへの反映日

「終了日の3か月前」「2か月前」「1か月前」の3段階でアラートを出すと、市町村の受付開始（3か月前～2か月前が多い）に合わせて動けます。

保護者・利用者への声かけの目安

相談支援事業所（計画相談）との連携

更新申請には障害児支援利用計画案（またはサービス等利用計画案）が必要で、これは相談支援事業所がモニタリングを経て作成します。高槻市の例では、相談支援事業所は6か月に1回以上モニタリングを行います。モニタリングの時期と更新時期がずれると、計画案の作成が間に合わず申請が遅れます。事業所側から相談支援専門員に「◯月末で期限が切れる利用者が◯名いる」と早めに伝え、モニタリングの前倒しを調整してもらうのが有効です。セルフプランの利用者は保護者が計画案を書くため、事業所の支援がより必要になります。

契約内容報告書との関係

新しい受給者証が交付されたら、事業所は受給者証の「事業者記入欄」に契約支給量などを記載し、市町村へ契約内容報告書を提出する必要があります（運営基準の「契約支給量の報告等」）。更新で支給量が変わった場合や、受給者証番号・有効期間が更新された場合の報告の要否は市町村によって取り扱いが異なります。書き方と提出の考え方は、姉妹記事の契約内容報告書の書き方で解説しています。

受給者証の記載内容が変わったときの請求の注意点

更新や変更決定で受給者証の中身が変わると、請求データ側も変えないと返戻や過誤の原因になります。新証のコピーを受け取ったら、旧証と並べて次の項目を照合してください。

支給量が変わった

放デイの「月◯日」などの支給量が変わると、請求ソフトの契約支給量も変える必要があります。支給量を超えた日数を請求すると、国保連の審査で支給量超過のエラーになります。月の途中で支給量が変わった場合は、変更決定の開始日を確認し、どの日から新支給量が適用されるかを市町村に確認してください。

負担上限月額・上限管理事業所が変わった

負担上限月額は所得判定により毎年見直されます。0円から4,600円へ、あるいは4,600円から0円へ変わると、利用者負担額の計算と、上限額管理結果票の作成に影響します。複数事業所を利用している利用者の上限管理事業所が変わった場合は、利用者負担上限額管理加算の算定者と、上限額管理結果票の作成者が入れ替わります。関係事業所間で「今月からどちらが管理者か」を確認しないと、双方がこの加算を算定して過誤になることがあります。上限額管理の手順は利用者負担上限額管理を参照してください。

明細書の記載と旧証・新証の保管

受給者証番号は原則として更新で変わりませんが、転居で市町村が変わった場合は市町村番号・受給者証番号ともに新しくなります。給付費等明細書には、サービス提供月時点で有効な受給者証の情報を記載します。明細書の各欄の埋め方は、姉妹記事の介護給付費・訓練等給付費等明細書の書き方にまとめています。

よくある質問（FAQ）

更新申請中に期限が切れた月の請求はどうすればいいですか？

更新決定と受給者証の交付を待ち、翌月以降の受付期間に月遅れで請求するのが基本です。決定前に送ると、受給者台帳との突合でEG13などの返戻になる可能性が高いです。申請が期限内に受理されていれば、新しい期間を前の期間の翌日から連続して設定する市町村もありますが、扱いは市町村ごとに異なるため担当課に確認してください。

暫定支給決定とは何ですか？

就労移行支援・就労継続支援A型・自立訓練（機能訓練・生活訓練・宿泊型自立訓練）で、本支給決定の前に置かれる短期の支給決定です。利用者の最終的な意向を確認し、そのサービスの利用が適切かを客観的に判断するために設定されます。岡崎市の取扱いでは、期間は通常の支給決定期間のうち最初の2か月（最大）です。事業所はアセスメント結果・個別支援計画・支援実施記録・評価結果報告書を、暫定支給決定期間の終期の2週間前までに提出します。宇都宮市も期間は最長2か月、提出期限は終期の14日前としています。提出が遅れると本支給決定も遅れ、その分の請求が後ろにずれます。対象外とするサービス（養成施設に係る就労移行支援など）や書類の様式は市町村ごとに異なるため、必ず当該市町村の手引きで確認してください。

受給者証番号は更新で変わりますか？

同じ市町村内での更新では、通常は同じ番号が引き継がれます。番号が変わるのは、転居で支給決定を行う市町村が変わった場合や、障害福祉サービス受給者証と通所受給者証を別々に取得している場合などです。更新のたびに新証で番号を確認し、請求ソフトの登録と一致しているかを照合する習慣をつけてください。

受給者証のコピーは保管義務がありますか？

運営基準は、サービス提供に関する諸記録を提供日から5年間保存することを求めています（指定通所支援基準第54条、指定障害福祉サービス基準第42条）。受給者証のコピーそのものを名指しした条文ではありませんが、支給決定の有無・有効期間・支給量を確認した根拠として、運営指導では受給者証の写しの提示を求められるのが通例です。旧証・新証のコピーを利用者ごとにそろえて保管してください。

市町村の決定が遅れて資金繰りが厳しい場合、何かできますか？

国保連請求の入金は、請求月の翌月（サービス提供月の翌々月）です。月遅れになるとさらに1か月ずれます。まずは市町村に決定の見込み時期を確認し、複数の利用者が同時に遅れているなら、市町村の担当課へ事業所としてまとめて状況を伝えてください。市町村側の事務の遅れが原因なら、決定を早めてもらえることもあります。

毎月の請求業務そのものを外注する場合の、業者ごとの対応範囲と費用相場は障害福祉の国保連請求代行 オススメ業者3選・料金相場と選び方で比較しています。

まとめ

• 受給者証の有効期間外のサービス提供は給付費の対象外。事業所には受給資格（有効期間・支給量）を確認する義務がある。
• 更新決定前に請求すると、受給者台帳との突合でEG13などの返戻になる可能性が高い。決定と新証交付を待って月遅れ請求するのが基本。
• 期限内に申請が受理されていれば、新期間を前期間の翌日から連続させる市町村がある。ただし市町村ごとの運用であり、必ず担当課に確認して記録を残す。
• 予防策は、期限管理台帳と3か月前・2か月前・1か月前の声かけ、相談支援事業所とのモニタリング時期の調整。
• 新証を受け取ったら、番号・期間・支給量・負担上限月額・上限管理事業所を旧証と照合して請求ソフトへ反映し、契約内容報告書の要否を確認する。

あわせて読みたい

• 障害福祉サービスの国保連請求 完全ガイド
• 障害福祉の返戻対応｜エラーコード・原因・再請求
• 請求の締切と月遅れ請求
• 利用者負担上限額管理の手順
• 放課後等デイサービスの請求業務
• 契約内容報告書の書き方
• 介護給付費・訓練等給付費等明細書の書き方
• 日中一時支援の請求と単価｜市町村ごとの報酬・放デイ同日利用

受給者証の更新遅れによる月遅れ請求や返戻の再請求まで、請求業務をまるごと任せたい事業所へ。WITH福祉は、実績記録票をFAXやメールで送るだけで国保連請求まで完結する障害福祉専門の請求代行サービスです。受給者証情報の更新反映や返戻後の再請求も含めて対応し、請求事務の負担を90％削減した実績があります。毎月20,000件以上の請求を、全国47都道府県・約1,200事業所から受託しています。

人材採用にお困りの施設様は、e介護転職への求人掲載もご検討ください。

参考（一次情報）

• 障害者の日常生活及び社会生活を総合的に支援するための法律施行規則（第14条 受給者証の記載事項、第15条 支給決定の有効期間）｜厚生労働省法令等データベース
• 児童福祉法に基づく指定通所支援の事業等の人員、設備及び運営に関する基準（第13条 契約支給量の報告等、第17条 受給資格の確認、第54条 記録の整備）｜厚生労働省法令等データベース
• 東大阪市障害福祉サービス支給決定ガイドライン（令和7年7月1日・3版）
• 通所支援サービス利用手順（受給者証の申請）｜高槻市
• サービス受給者証の更新｜茅ヶ崎市
• 障害者総合支援請求情報エラーメッセージ一覧（令和5年7月）｜北海道国民健康保険団体連合会