※本記事は2026年7月時点の情報をもとに作成しています。実績記録票の様式・記載ルールは令和6年度報酬改定後のものを前提としていますが、今後の改定や自治体・国保連合会ごとの運用で変わります。実際の様式と記入方法は、こども家庭庁・厚生労働省・お住まいの地域の国保連合会・市町村の最新情報を必ずご確認ください。

「実績記録票の書き方が人によってバラバラで、月初の請求前にいつも直している」「返戻の原因をたどると、だいたい実績記録票に行き着く」——障害福祉サービスの請求実務で、こうした悩みを抱える管理者の方は少なくありません。

サービス提供実績記録票は、毎月の国保連請求の「いちばん元になる書類」です。ここが正確なら請求はほぼ正確に通り、ここが崩れると返戻・過誤・運営指導での指摘まで、あらゆるトラブルの火種になります。

この記事では、実績記録票の基本の書き方から、サービス別(居宅介護・重度訪問介護／生活介護などの日中活動系／放課後等デイサービス・児童発達支援／グループホーム)のつまずきポイント、令和6年度改定で変わった点、返戻を防ぐ点検の仕方までをまとめて解説します。

サービス提供実績記録票とは｜請求の「いちばん元になる」書類

結論から言うと、サービス提供実績記録票とは、利用者ごとに「いつ・どのサービスを・どれだけ提供したか」を月単位で記録する書類で、国保連請求(請求明細書)の根拠になるものです。

なぜこの書類がそれほど重要かというと、報酬請求の金額は「実際に提供した実績」からしか算定できない仕組みだからです。請求明細書に書く日数・回数・時間数は、すべて実績記録票の記載と一致している必要があります。逆に言えば、実績記録票と請求明細書がズレていれば、その請求は根拠を欠くことになります。

具体的には、実績記録票は次の3つの場面で「証拠」として機能します。

1つ目は毎月の国保連請求です。請求明細書・上限額管理結果票の数字の裏付けとして、実績記録票の記載が前提になります。2つ目は利用者(保護者)への確認です。多くの様式に利用者確認欄があり、「確かにこのサービスを受けた」という確認の記録になります。3つ目は運営指導(実地指導)です。行政が請求の適正さを確認するとき、真っ先に見られる書類のひとつが実績記録票です。記録が請求を裏付けられない場合、報酬の返還につながることもあります。

国保連請求の全体の流れ(毎月1〜10日の請求、翌月支払いなど)は、障害福祉サービスの国保連請求 完全ガイドで詳しく解説しています。

実績記録票の様式はサービスごとに違う｜入手先と選び方

まず押さえておきたいのは、実績記録票の様式は1種類ではなく、サービスの種類ごとに分かれていることです。「うちの事業所のサービスに合った様式」を使うことが、書き方以前の大前提になります。

様式が分かれている理由は、サービスごとに報酬算定の単位(時間か、日数か、回数か)と、記録すべき加算の欄が違うからです。たとえば居宅介護は「開始・終了時刻と算定時間数」が中心ですが、生活介護のような日中活動系は「提供日と送迎・食事などの加算」が中心、放課後等デイサービスは令和6年度改定以降「算定時間数」の記載が必須になっています。

大きな分け方として、障害者向けサービス(居宅介護・重度訪問介護・生活介護・就労系・グループホームなど)の様式体系と、障害児向けサービス(児童発達支援・放課後等デイサービスなど)の様式体系は別建てになっています。同じ「様式○」という番号でも、障害者向けと障害児向けでは指すサービスが違うため、番号だけで様式を判断せず、様式名(「居宅介護サービス提供実績記録票」など)で確認するのが安全です。

最新の様式は、次の場所で入手できます。

注意したいのは、検索で出てきた古い年度の様式をそのまま使い続けるケースです。報酬改定で様式に欄が追加・変更されることがあり(後述の令和6年度改定が典型です)、古い様式のままだと必要な項目が記載できず、返戻や差し戻しの原因になります。年度が変わったら、自治体の様式ページで最新版かどうかを確認する習慣をつけましょう。

共通の記載項目と書き方の基本

様式はサービスごとに違っても、記載項目の「背骨」は共通しています。基本を押さえれば、どの様式でも応用が利きます。

共通する主な記載項目は次のとおりです。

①ヘッダー部(利用者情報)…対象年月、受給者証番号、支給決定障害者等氏名(児童の場合は児童名も)、事業所番号・事業所名。受給者証番号の転記ミスは返戻の定番なので、受給者証の原本(写し)と突き合わせて確認します。

②契約支給量…受給者証に記載された支給量(「身体介護 ○時間/月」など)。ここを超える提供は原則請求できないため、月途中でも累計を意識する必要があります。

③日ごとの明細行…提供日、サービス内容、開始時刻・終了時刻、算定時間数(または日数・回数)、派遣人数、加算の該当欄など。時刻と算定時間数の関係はサービスごとのルール(時間区分の刻み方)に従います。

④利用者確認欄…利用者または保護者による確認(署名・押印など)。運用ルールは後の章で詳しく扱います。

⑤合計欄・備考欄…月間の合計時間数・日数と、加算の根拠や特記事項。備考欄は「加算を算定した理由が後から分かるように書く」のがポイントです。

それぞれの項目で「何を間違えやすいか」を先に知っておくと、点検の精度が上がります。

書き方の基本原則はシンプルで、「その日のうちに、提供した事実だけを、様式のルールどおりに書く」ことに尽きます。月末にまとめて記憶で書く運用は、時刻のズレや記載漏れの温床になります。また「実績記録票を請求に合わせて直す」のは本末転倒で、あくまで実績が先・請求が後です。

【サービス別】記載のつまずきポイント

ここからは、サービス群ごとに「現場でつまずきやすい記載ポイント」を見ていきます。ご自身の事業所に関係する箇所だけ読んでいただいても構いません。

居宅介護・重度訪問介護｜時刻と時間数、2人支援の書き方

訪問系は「開始時刻・終了時刻・算定時間数」の整合が命です。居宅介護の実績記録票(様式1)は、「居宅介護計画(計画時間)」と「サービス提供時間(実績)」の両方を並べて書く構造になっています。つまり様式そのものが「計画と実績のズレが一目で分かる」設計です。

記載例(身体介護・平日午前のケース)…サービス内容欄に「身体」(略記)、計画時間10:00〜11:00・計画時間数1.0、実際の提供が10:00〜11:00なら提供時間も同じく記載し算定時間数1.0——という形で、計画と実績を1行に併記します。サービス内容は「身体」「家事」「通院(伴う)」「乗降」のように様式の略記ルールに従います。

つまずきやすいのは次の3点です。1つ目は、計画時間をそのまま実績欄に転記してしまうことです。実績欄にはあくまで実際の提供時刻を書きます(遅れ・早終わりがあった日ほど要注意)。2つ目は、2人の従業者による支援(いわゆる2人派遣)です。厚生労働省の記載例では、二人派遣で提供時間がずれた場合は2行に分けて記載し、各行に派遣人数「1」と記入するとされています。1行にまとめて「2」と書くか2行に分けるかは提供時間が同一かどうかで変わるため、様式の記載例を確認してください。3つ目は通院等介助・通院等乗降介助で、乗降介助は時間でなく回数で数える、院内の対応は算定できる範囲のルールが細かい、といった特有の決まりがあります。判断に迷った状況は備考欄に残しておくと、後から説明できます。

居宅介護・重度訪問介護の報酬の仕組みと請求の落とし穴は、居宅介護・重度訪問介護の請求実務で詳しく解説しています。

生活介護などの日中活動系｜提供時間と加算欄

日中活動系(生活介護・就労系など)は「提供日+加算」の記録が中心です。明細行には提供日ごとに開始・終了時刻を書き、該当する加算欄(送迎・食事提供など)に回数を立てていきます。

記載例(生活介護・送迎ありのケース)…提供日の行に開始9:30・終了15:30と記載し、送迎加算の欄は片道ごとに数えるため往復利用日は「往1・復1」(様式上は往復それぞれの欄に1)を記入、食事提供があれば食事提供の欄に1——という形です。欠席時対応加算を算定する日は、加算欄の記載に加えて連絡した日時・相手・対応内容を記録に残すことが算定の裏付けになります。

令和6年度改定で生活介護はサービス提供時間(開始・終了時刻)の記録が報酬区分に直結するようになりました。「開所時間をそのまま書く」のではなく、その利用者への実際の提供時間を記録します。加算欄の記載漏れ(算定しているのに欄が空)と、その逆(欄は付けたが根拠の記録がない)の両方が運営指導での指摘ポイントです。

放課後等デイサービス・児童発達支援｜算定時間数と学校休業日

放デイ・児発は令和6年度改定の影響が最も大きいサービスです。基本報酬が提供時間の区分制になり、個別支援計画に定めた計画時間と、実際の算定時間数の記載が必須になりました。

記載例(放デイ・平日利用のケース)…提供日の行に、授業終了後の提供として開始15:30・終了17:45と記載し、算定時間数の欄に個別支援計画の計画時間を基準にした時間数を記入します。平日(授業終了後)と学校休業日で報酬区分が違うため、どちらの提供かが行から読み取れるように記載します(学校休業日のみ長時間の区分が使える点は取り違えやすいので注意)。延長支援を算定する日は、延長の時間帯と体制も記録に残します。

また障害児のサービスでは利用者確認欄は保護者の確認になります。月末にまとめて確認をもらう運用が自治体のルールに沿っているかも確認しましょう。詳しくは放課後等デイサービスの請求業務にまとめています。

グループホーム(共同生活援助)｜入院・外泊時の記録

グループホームでは、入院・外泊した日の扱いがつまずきポイントです。入院・外泊中は基本報酬の算定が制限される一方、一定の要件で算定できる加算・特例もあるため、「いつからいつまで入院(外泊)していたか」が実績記録票から読み取れるように記録します。家賃助成(特定障害者特別給付費)との関係も含め、グループホームの請求実務で解説しています。

【令和6年度改定】算定時間数の記載が必須に

令和6年度報酬改定では、実績記録票の書き方に直結する変更がありました。ポイントは大きく2つです。

1つ目は、放課後等デイサービス・児童発達支援で基本報酬が「提供時間の区分制」になり、実績記録票に算定時間数の記載が必須になったことです。提供時間は個別支援計画に位置づけた時間が基準になるため、「計画上の時間」「実際の提供時間」「算定時間数」の3つの関係を整理して記録する必要があります。

2つ目は、生活介護でも基本報酬にサービス提供時間の区分が導入され、提供時間の記録が報酬額に直接影響するようになったことです。「なんとなく開所時間で書く」運用では、実際の提供時間との差を突かれたときに説明できません。

改定対応で様式自体も変わっているため、前述のとおり令和6年4月以降の提供分は改定後様式を使うことが大前提です。改定の全体像は障害福祉サービス等報酬改定の動向で継続的に追っています。

利用者確認欄(署名・押印)の運用ルール

実績記録票の多くの様式には、利用者(障害児の場合は保護者)の確認欄があります。ここは「形式的なハンコ欄」と思われがちですが、サービス提供の事実を利用者側が確認したことを示す大切な記録です。

運用でよくある質問は「毎回もらうのか、月末にまとめてか」「押印か署名か」ですが、これは自治体・国保連合会によって取り扱いが異なります。押印の見直し(署名やその他の方法での確認を認める運用)が進んでいる地域もあるため、自事業所の指定権者(都道府県・市町村)のルールを確認したうえで、事業所内の運用を統一してください。

注意したいのは、確認欄が空欄のまま請求してしまうケースと、逆に「先に全部押してもらっておく」ような本末転倒な運用です。前者は運営指導で指摘されやすく、後者は記録の信頼性そのものを損ないます。確認をもらうタイミング(たとえば月末最終利用日)を決めて、もらい漏れをチェックリストで管理するのが現実的です。

よくあるミスと返戻・運営指導での指摘

実績記録票のミスは、そのまま返戻・過誤・運営指導の指摘につながります。現場で多いパターンを整理します。

①実績記録票と請求明細書の不一致…日数・回数・時間数の転記ミス。請求ソフトへの手入力段階で起きやすく、返戻や、支払われた後に気づいて過誤申立になるケースも多い定番です。

②受給者証情報の誤り…受給者証番号の桁違い・旧番号の使い回しなど。返戻のエラーコードで戻ってくる典型例です。

③支給量オーバー…契約支給量を超えた提供分を請求してしまう。月途中の累計管理が甘いと起きます。

④上限額管理とのズレ…複数事業所を利用している利用者で、上限額管理結果票と各事業所の請求が合わない。この場合、自事業所だけでなく関係事業所を巻き込んだ修正になります。詳しくは利用者負担上限額管理のやり方をご覧ください。

⑤記録の欠落…加算を算定しているのに根拠の記録がない、確認欄が空欄、そもそも実績記録票が見当たらない——運営指導で最も重い指摘につながるパターンです。記録が請求を裏付けられなければ、過去にさかのぼった報酬返還を求められる可能性もあります。

返戻が発生したときの対応(エラーコードの読み方・再請求の期限)は障害福祉の返戻対応、支払済み請求の修正は過誤申立のやり方で詳しく解説しています。

記録から請求まで｜毎月のスケジュールに「点検」を組み込む

実績記録票の精度を上げる最大のコツは、書き方のテクニックよりも「点検の時間を月次スケジュールに固定する」ことです。

毎月の流れはおおむね「月中=その日のうちに記録→月末=確認欄の取得と月間集計→月初=実績記録票と請求データの突合→10日まで=国保連へ請求」となります。返戻の多くは月初の突合を省略したときに起きるため、請求前に「実績記録票↔請求明細書↔受給者証(支給量)」の3点照合を必ず挟みます。上限額管理対象の利用者がいる月は、関係事業所とのやり取り(結果票の授受)の期限も忘れずに。

効率化の選択肢｜システム連動と「人の点検」をどう組み合わせるか

ここまでの点検を毎月きちんと回すのは、正直なところ手間がかかります。効率化の選択肢は大きく2つあります。

1つ目は、記録と請求のデータ連動です。記録ソフトと請求ソフトがつながっていれば、転記そのものがなくなり、転記ミスは構造的に減らせます。ただし、入口のデータ(現場の記録そのもの)が間違っていれば、間違ったまま高速で請求されてしまうのがシステムの限界です。時刻の入力ミス、加算要件の判断ミス、支給量オーバーの見落としは、ツールだけでは拾いきれません。

2つ目は、人の目による点検を外部に任せることです。請求代行サービスの中には、実績記録票の内容点検から請求データの作成・国保連請求までを引き受けるものがあります。「記録は現場で、点検と請求はプロの目で」という分業にすると、担当者が急に辞めても請求が止まらない体制をつくりやすくなります。毎月の実績記録票のチェックに追われている事業所は、障害福祉専門の請求代行(WITH福祉)のような外部の点検体制を使う選択肢もあります。どの業者を選ぶかの考え方は障害福祉の国保連請求代行 オススメ業者3選・選び方にまとめています。

まとめ｜実績記録票は「その日に書いて、請求前に照合する」

サービス提供実績記録票は、国保連請求の根拠であり、運営指導で請求の適正さを示す証拠でもある、請求実務の土台の書類です。

書き方の要点は、①自事業所のサービスに合った最新様式を使う、②その日のうちに事実だけを書く、③サービス別のつまずきポイント(時刻・算定時間数・加算欄・確認欄)を押さえる、④請求前に「実績記録票↔請求明細書↔受給者証」の3点照合をスケジュールに固定する——の4つです。令和6年度改定で算定時間数の記載が必須になったサービス(放デイ・児発・生活介護など)は、計画時間と実績時間の関係を特に丁寧に記録してください。

そして、毎月の点検が現場の負担になっているなら、システム連動と人の点検の組み合わせ、あるいは点検・請求ごと外部に任せる体制も含めて、無理なく続く形を検討しましょう。

よくある質問(FAQ)

Q1. 実績記録票は手書きでもよいですか?

手書きでも構いません。重要なのは様式・記載ルールに沿って正確に記録されていることです。ただし手書き運用は転記(請求ソフトへの入力)が発生するため、請求前の突合を必ず行ってください。

Q2. 実績記録票は何年保存すればよいですか?

サービス提供記録の保存期間は指定基準(自治体の条例)で定められており、完結の日から5年間とする自治体が多いものの、地域により異なります。自事業所の指定権者の基準を確認してください。請求の根拠書類なので、迷ったら長めに保管するのが安全です。

Q3. 書き間違えたときはどう訂正すればよいですか?

修正液や貼り替えで痕跡を消す訂正は避け、訂正の経緯が分かる方法(二重線での訂正など)で行うのが原則です。具体的な訂正方法の指定は自治体によって異なるため、指定権者のルールに従ってください。請求後に誤りに気づいた場合は、返戻・過誤申立の手続きで正しい内容に直します。

Q4. 利用者の押印は必ず必要ですか?

確認欄の取り扱い(押印・署名・その他の確認方法)は自治体・国保連合会によって運用が異なります。押印以外の確認方法を認める地域もあるため、指定権者の最新の取り扱いを確認したうえで、事業所内の運用を統一してください。

Q5. 実績記録票と「サービス提供記録(支援記録)」は何が違いますか?

実績記録票は「請求の根拠」となる数量的な記録(いつ・何を・どれだけ)で、国保連請求とセットの書類です。一方、サービス提供記録(支援記録・ケース記録)は支援の中身(その日の様子・支援内容・気づき)を残す質的な記録で、支援の質の確保と説明のための書類です。役割が違うため、どちらか一方では代用できません。両方を無理なく残せる記録の仕組みづくりが大切です。

Q6. 実績記録票の作成・点検まで請求代行に任せられますか?

業者によります。請求データの作成・伝送のみの業者もあれば、実績記録票の内容点検や不備の指摘まで含めて対応する業者もあります。委託を検討する際は、「どこからどこまでを任せられるか」を契約前に確認しましょう。

出典

本記事は以下の一次情報をもとに作成しています(いずれも2026年7月時点)。

• こども家庭庁「令和6年度障害福祉サービス等報酬改定について」
• 厚生労働省「居宅介護サービス提供実績記録票(様式1)記載例」
• 大阪府「事業者様式ライブラリー(実績記録票等)」
• 名古屋市「令和6年4月〜提供分 障害福祉サービス等請求関係様式ダウンロード」
• WAM NET「サービス提供実績記録票」